ADVIESVANGERS

Terugkoppelen in participatietrajecten is investeren in de toekomst

Participatie is meer dan luisteren naar de ideeën

De discussie bij participatie gaat meestal over “Hoe laten we onze burgers/cliënten/inwoners (we vatten ze samen als: klanten) meedenken?”. Een heel belangrijke vraag, maar zeker niet de enige vraag die aan het begin van het traject gesteld moet worden. Gelukkig hoor ik steeds meer mensen ook de vervolgvragen stellen:

• “Kan en ga ik daadwerkelijk mijn beleid en uitvoering aanpassen op basis van de ideeën en inbreng van mijn klanten?”
• “Hoe zorg ik dat de klanten die participeren (en overige klanten) weten dat ik echt wat verander op basis van de adviezen die ze mij geven?”

Vooral deze laatste vraag is in de meeste participatietrajecten meer een ‘ohja, dat ook nog’-moment achteraf, dan een onderdeel van het traject. Terwijl juist deze laatste vraag veel kan brengen, voor de klanten maar ook voor de organisatie zelf. Je koppelt in eerste instantie terug aan je klanten maar hebt daarmee ook meteen een mooie tool in handen om collega’s, andere organisaties en verantwoordelijken op de hoogte te houden van wat je aan het doen bent en waarom. Terugkoppelen dwingt je om je plannen scherp te omschrijven, tot de kern te komen van de adviezen en alles uit het traject te halen wat erin zit.

Voorbeeld van terugkoppeling van Buurtplein Doetinchem

In Doetinchem werkten de sociaal werkers van het Buurtplein met Adviesvangers die  brainstorms hielden met klanten. In totaal kwamen er vanuit de brainstorms 25 top-ideeën naar voren hoe Buurtplein Doetinchem mensen met financiële problemen beter zou kunnen helpen. Natuurlijk kost het een organisatie wat tijd om een werkwijze te veranderen of nieuwe instrumenten in te zetten en in die tijd hield Buurtplein de mensen die direct betrokken waren via de mail op de hoogte van de vorderingen. Na een jaar kwam Buurtplein met een film die aan alle inwoners van Doetinchem laat zien wat het traject opgeleverd heeft en hoe ze aan de slag zijn gegaan met de adviezen.

Zo is er op advies van de klanten een chatfunctie gekomen op de website van Buurtplein zodat ze ook anoniem hun vragen kunnen stellen. De Gaanderbalie is een ander voorbeeld van een advies om meer samen te werken met andere organisaties, hier zijn alle vragen over financiën, wonen, werken, formulieren en regelingen te stellen bij één loket.

Investeren in de toekomst

Een inspirerend voorbeeld van hoe je kunt terugkoppelen aan de mensen die hebben meegedacht. Je maakt ook meteen aan anderen duidelijk dat je echt graag wil luisteren naar hun adviezen. Zo hoef je je, door te investeren in de terugkoppeling, in het volgende participatietraject hopelijk minder druk te maken over de vraag waar je mensen vandaan haalt die mee willen denken met jouw organisatie.